Задание. Кейс «Торговый дом»
Ваша компания получила следующее письмо от Заказчика:
———————
Здравствуйте! Мы — компания «Торговый Дом Север», занимаемся оптовой торговлей хозяйственными товарами. У нас склад в Подмосковье, офис в Москве и около 30 человек персонала. Сейчас многие процессы делаются вручную и частично в Excel, и мы уже просто не справляемся. Поэтому хотим внедрить автоматизацию на базе 1С. Расскажу, как у нас сейчас устроено. Закупки товаров у нас ведут два менеджера. Они получают от клиентов заказы по телефону и по почте, потом уже решают, что нужно заказать у поставщиков. Список поставщиков у нас довольно большой (около 20), но мы работаем примерно с 5–6 постоянно. Сейчас менеджеры сами смотрят в Excel-таблицу с остатками и решают, чего докупить. Excel ведём вручную, поэтому часто там ошибки: то количество не обновили, то цены устарели. Из-за этого случаются ситуации, что клиент заказал, а товара нет. С поставщиками расчёты ведём по-разному: с кем-то предоплата, с кем-то отсрочка платежа. Иногда забываем вовремя оплатить, и бывают задержки в отгрузке. Контроля здесь нет никакого — только напоминания в Outlook. Хотелось бы, чтобы система сама отслеживала, кому и сколько мы должны. Когда товар приезжает, его принимают кладовщики. У нас два склада, и пока всё ведётся на бумаге. Потом данные переносят в Excel. Из-за этого случаются ошибки, и время на приёмку сильно растягивается. Бывает, что менеджер узнаёт об ошибке уже после того, как клиент жалуется. По продажам: заявки от клиентов обрабатываются вручную. Менеджер записывает заказ в тетрадь или Excel, потом передаёт бухгалтеру. Бухгалтер делает счёт в Word (!) и выставляет его клиенту. Если клиент оплатил — бухгалтер проверяет банк и вручную отмечает оплату. После этого менеджер даёт задание кладовщику собрать заказ. По факту отгрузка клиенту иногда задерживается, потому что бухгалтер не успевает вовремя отследить оплату, или кладовщик путает накладные. Отчётов у нас нормальных нет. В Excel собираем сводные таблицы: остатки, продажи, долги клиентов. Но это всё ненадёжно: данные часто противоречат друг другу, и руководству тяжело принимать решения. Что мы хотим от автоматизации: Чтобы закупки и остатки товаров отслеживались автоматически. Чтобы можно было вести справочник поставщиков и видеть все расчёты по ним (кто кому должен, какие условия). Чтобы заказы клиентов оформлялись в системе, а не в Excel и тетрадях. Чтобы счета и накладные формировались автоматически. Чтобы была возможность контролировать оплату и долги клиентов. Чтобы кладовщики работали в системе, а не по бумажкам. Чтобы руководство могло смотреть отчёты по продажам, закупкам и остаткам без долгих сводных таблиц. Мы сами плохо понимаем, как это всё должно быть реализовано, поэтому ждём от вас предложений. Главное, чтобы система была удобной для наших сотрудников (они привыкли к Excel, боимся, что им будет сложно). И, конечно, чтобы она работала быстро, без постоянных «подвисаний», потому что интернет у нас не всегда стабильный. Будем признательны, если вы поможете разобраться и предложите, как всё это можно сделать в 1С. С уважением, директор ООО «Торговый Дом Север» Иван Петров
———————
Ваш руководитель поручил вам, как действующему Аналитику 1С, изучить письмо и прислать ему:
- Краткий список требований заказчика (структурировано, без воды).
- Текущие бизнес-процессы компании (как они работают сейчас).
- Выделить проблемы и риски, которые есть у компании в текущей схеме.
Почувствуйте себя аналитиком: сначала прочитайте хаотичный текст, потом «очистите» его с помощью ИИ и оформите по-деловому для сдачи работы руководителю.
Решение с использованием ChatGPT:
Вот аккуратно оформленный аналитический отчёт по письму заказчика, готовый для передачи руководителю:
1. Краткий список требований заказчика
| № | Требование |
|---|---|
| 1 | Автоматическое отслеживание закупок и остатков товаров. |
| 2 | Ведение справочника поставщиков с возможностью контроля всех расчётов (кто кому должен, условия оплаты). |
| 3 | Оформление заказов клиентов в системе, без использования Excel и тетрадей. |
| 4 | Автоматическое формирование счетов и накладных. |
| 5 | Контроль оплаты и долгов клиентов. |
| 6 | Работа кладовщиков непосредственно в системе (без бумажных записей). |
| 7 | Возможность для руководства получать отчёты по продажам, закупкам и остаткам в удобном формате. |
| 8 | Удобный интерфейс для сотрудников, привыкших к Excel. |
| 9 | Система должна работать стабильно при нестабильном интернете. |
2. Текущие бизнес-процессы компании
Закупки:
- Два менеджера получают заказы от клиентов по телефону и почте.
- Менеджеры самостоятельно решают, что закупать у поставщиков.
- Excel используется для контроля остатков, ведётся вручную, ошибки часты.
- Расчёты с поставщиками разные (предоплата/отсрочка), контроля нет, только напоминания в Outlook.
Приёмка товара:
- Два склада, приёмка ведётся на бумаге, потом данные переносятся в Excel.
- Часто возникают ошибки и задержки.
Продажи:
- Заявки клиентов фиксируются в тетрадях или Excel.
- Бухгалтер формирует счета в Word, вручную проверяет оплату и отмечает её.
- Менеджеры передают задания кладовщикам вручную.
Отгрузка:
- Возможны задержки из-за бухгалтерии и ошибок кладовщиков.
Отчётность:
- Excel-сводки по остаткам, продажам и долгам клиентов.
- Данные часто противоречат друг другу, руководство получает неполную информацию.
3. Проблемы и риски текущей схемы
| Проблема / Риск | Описание |
|---|---|
| Ошибки в учёте остатков | Excel ведётся вручную, данные устаревшие, часто ошибки. |
| Задержки в закупках | Менеджеры не всегда видят актуальные остатки, риск не хватки товара. |
| Непредсказуемые расчёты с поставщиками | Нет автоматического контроля платежей, возможны просрочки и задержки поставок. |
| Задержки и ошибки в продажах | Ручной ввод заказов, бухгалтер формирует счета вручную, возможны ошибки и потеря информации. |
| Ошибки при приёмке товара | Бумажный учёт и последующая переноска в Excel приводит к ошибкам и потерям. |
| Отсутствие актуальной отчётности | Руководство не может принимать решения на основе достоверных данных. |
| Сложность адаптации сотрудников | Привычка к Excel может замедлить внедрение новой системы. |
| Риск технических сбоев | Нестабильный интернет может влиять на работу системы. |
Вот пример переработки письма:
Тема: Запрос на автоматизацию бизнес-процессов
Уважаемый [Имя Аналитика / Руководителя],
Компания «Торговый Дом Север» занимается оптовой торговлей хозяйственными товарами. В связи с ростом объёма заказов мы испытываем трудности с текущей ручной системой учёта и частично Excel.
Существующие процессы:
- Закупки ведут два менеджера, заказы от клиентов поступают по телефону и по почте. Остатки товаров проверяются вручную в Excel, что приводит к ошибкам и недостачам.
- Расчёты с поставщиками ведутся разными способами (предоплата/отсрочка), контроля нет, напоминания в Outlook.
- Приёмка товара осуществляется на бумаге, данные затем переносятся в Excel, что замедляет процесс и вызывает ошибки.
- Продажи обрабатываются вручную: заказы фиксируются в тетрадях или Excel, бухгалтер формирует счета в Word, вручную отмечает оплату. Отгрузка задерживается при несвоевременном учёте оплат или ошибках кладовщиков.
- Отчётность формируется через Excel-сводки, данные часто противоречат друг другу, затрудняя принятие решений.
Требования к автоматизации:
- Автоматическое отслеживание закупок и остатков.
- Ведение справочника поставщиков с контролем всех расчётов.
- Оформление заказов клиентов в системе, без Excel и бумажной документации.
- Автоматическое формирование счетов и накладных.
- Контроль оплаты и долгов клиентов.
- Работа кладовщиков напрямую в системе.
- Руководство должно иметь доступ к актуальной отчётности по продажам, закупкам и остаткам.
- Удобный интерфейс, адаптированный под сотрудников, привыкших к Excel.
- Стабильная работа при нестабильном интернете.
Надеемся на Вашу помощь в выборе оптимальной реализации этих процессов в 1С.
С уважением,
Иван Петров
Директор ООО «Торговый Дом Север»